Что такое архивный шифр и как документы хранятся в архивах?

Возле заголовков документов на нашем сайте вы видите непонятные обозначения, вроде такого:

ГА РФ. Ф. 111. Оп. 5. Д. 669. Л. 342, 347–347 об., 374.

Что это значит и зачем мы это пишем?

Это называется «архивный шифр» и служит точным адресом документа.
Расшифровываются буквенные сокращения так:

Государственный архив Российской Федерации. Фонд 111. Опись 5. Дело 669. Листы 342, 347–347 оборот, 374.

Все равно непонятно? Давайте разбираться.

Представьте себе огромное здание, в котором десятки больших хранилищ заставлены стеллажами с документами. Речь идет зачастую о сотнях тысяч дел и миллионах листов. Их, конечно же, нужно сохранить в целости. Но в них еще нужно как-то ориентироваться, знать, где что лежит, уметь быстро найти нужное. Как придумать такую систему классификации документов, чтобы их было легко найти, чтобы вновь поступающие части архивов (например, дела какого-то учреждения за следующие несколько лет) легко соединялись с предыдущими, чтобы связанные друг с другом документы не оказались разрозненными? Этим вопросом много занимались теоретики архивоведения в конце XIX – начале XX в. И пришли к убеждению, что лучший способ – это хранить архивы в соответствии с так называемым «принципом единства происхождения». На самом деле, это очень простая и логичная система. Архивы сохраняются так, как они сформировались – как архивы учреждений или частные, фамильные (человек или учреждение, к которым восходит данный архив, называется «фондообразователь»).

Вы, наверное, уже заметили, пока это читали, что слово «архив» имеет два значения: 1) архив как учреждение, где хранятся архивы, 2) архив как комплекс документов одного фондообразователя: архив писателя, поэта, ученого, архив дворянской семьи, архив завода, министерства, правительственного учреждения. Чтобы отличать первое от второго, архивисты пользуются термином «фонд». Фонд – это и есть архив во втором смысле, архив человека или учреждения, хранящийся в государственном архиве. Каждому фонду присваивается свой номер.

Фонд может быть маленьким, всего из нескольких папок («дел»), а может быть и очень большим, из тысяч и десятков тысяч дел. Дело – это документы, хранящиеся в особой папке, или конверте, и имеющие общий заголовок и номер по описи фонда. Листы в каждом деле обязательно пронумерованы, причем, в отличие от книжных страниц, в архивах принято ставить номер именно на листе. В книжке номер есть на каждой страничке, и на лицевой стороне, и на оборотной. Получается, что на листе книги (физическом листе бумаги) стоит два номера, по одному на каждую страницу. В архивах так не делают, номер ставят только на лицевой стороне – каждому физическому листу бумаги один номер. А если при цитировании нужно сослаться на текст, расположенный на обороте листа, то так и пишут, как в нашем примере: Лист 347 оборот (Л. 347 об.)

Остается объяснить, что такое «опись». Опись – это перечень дел фонда, по порядку, с номером дела и заголовком. А теперь представьте себе, что существует большое учреждение-фондообразователь, которое каждый год (ну, или раз в несколько лет) сдает в государственный архив новую порцию своих документов. То есть этот фонд постоянно пополняется. Тогда поступают так: на документы, сданные за один раз, составляют опись и дают ей номер, и документы в ней нумеруют по порядку (обычно их располагают группами по годам и структурным частям учреждения: материалы секретариата, отдела кадров, других отделов). Когда придет следующая порция документов, на них составят новую опись, дадут ей следующий номер (например: опись 2), и в ней снова пронумеруют дела по порядку, начиная с 1. При этом обе описи, и все последующие, будут относиться к тому же самому фонду. Вот и получается наш архивный шифр: название архивного учреждения, номер фонда, номер описи, номер дела и номера листов.

ГА РФ. Ф. 111. Оп. 5. Д. 669. Л. 342, 347–347 об., 374.